„Kolik by stál systém na evidenci zakázek?“ je nejčastější první otázka, kterou dostávám. A je to otázka úplně v pořádku — jen na ni nejde odpovědět z e-mailu, aniž bych si vymýšlel.
Tenhle článek proto neobsahuje ceník. Obsahuje něco použitelnějšího: z čeho se cena softwaru na míru reálně skládá, co ji zvedá zbytečně a jak si sami spočítáte strop, který dává pro vaši firmu smysl. S tím se dá porovnat jakákoliv nabídka, i ode mě.
Proč vám nikdo nedá cenu z jedné věty
Věta „potřebujeme evidenci zakázek“ popisuje deset různě velkých projektů. Rozdíl mezi nimi není v tom, jak se to naprogramuje, ale v tom, kolik rozhodnutí má systém dělat za člověka.
Evidence, kam se zakázka zapíše a dá se vyhledat, je jedna věc. Systém, který podle stavu zakázky pošle zákazníkovi zprávu, přiřadí ji technikovi podle dostupnosti a na konci měsíce z ní vygeneruje podklad k fakturaci, je něco úplně jiného — a rozdíl v ceně bývá násobný.
Cenu, kterou dostanete bez tohohle rozlišení, jste dostali od někoho, kdo si zadání domyslel. Domyslel si ho buď nahoru (aby se vešel), nebo dolů (aby zakázku získal). Ani jedno vám nepomůže.
Z čeho se cena skládá
Rozsah rozhodnutí, ne počet obrazovek
Nejdražší nejsou formuláře, ale pravidla. Každá věta typu „ale když je zákazník z EU, tak…“ je samostatná logika, kterou je potřeba navrhnout, naprogramovat a otestovat. Deset takových výjimek udělá s cenou víc než dvacet dalších polí ve formuláři.
Integrace na cizí systémy
Napojení na fakturační nástroj, e-shop, sklad, banku nebo docházku je obvykle větší část práce, než si firma představuje. Cena se odvíjí od toho, jestli má druhá strana rozumné API, jak se chová při výpadku a co se má stát, když data nesouhlasí. Napojení na moderní službu je jiná disciplína než tahání dat ze systému z roku 2011.
Přenos existujících dat
Data ve staré tabulce nebo starém systému nebývají čistá. Duplicity, tři formáty telefonních čísel, zákazník napsaný čtyřmi způsoby. Migrace není kopírování — je to čištění a rozhodování, co s tím, co nejde převést. U dlouho běžících firem to bývá překvapivě velká položka.
Role, práva a odpovědnost
Systém pro tři lidi, kteří si věří, je levnější než systém, kde brigádník nesmí vidět marži, vedoucí smí schvalovat do limitu a účetní má přístup jen k uzavřeným měsícům. Práva se nedají dodělat později „jedním checkboxem“, protože se prolínají celou aplikací.
Provoz, ne jenom vývoj
K ceně vývoje patří i to, co běží potom: hosting, zálohy, monitoring, bezpečnostní aktualizace a někdo, kdo zvedne telefon, když to nejede. Nabídka, která tuhle část neobsahuje, není levnější — jen tu položku přesouvá na vás.
Jak si spočítat strop, který dává smysl
Rozpočet nemá vycházet z toho, co je „běžná cena softwaru“, ale z toho, co vás dnes stojí současný stav. Postup je stejný jako u rozhodování, jestli přerůstáte tabulku:
- Sečtěte hodiny, které týdně padnou na ruční práci kolem toho procesu.
- Vynásobte je reálnou hodinovou sazbou lidí, kteří to dělají.
- Přičtěte, co ročně stojí chyby — reklamace, penále, slevy navíc, hašení.
Když roční náklad vyjde na 200 000 Kč, má smysl bavit se o řešení, které se zaplatí do dvou let. Když vyjde 20 000 Kč, je odpověď „neřešte to softwarem“ a ušetřili jste si projekt i mě.
Cena se neposuzuje proti nule, ale proti tomu, co stojí nechat věci, jak jsou.
Co cenu zvedá zbytečně
- Zadání „ať to umí všechno“. Funkce, které se nepoužijí, se stejně navrhují, testují a udržují.
- Odkládané rozhodování. Když se v půlce projektu mění, jak má proces vypadat, platí se práce dvakrát.
- Vlastní řešení tam, kde stačí hotové. Fakturaci, platby ani přihlašování nemá smysl psát od nuly.
- Design bez účelu. Interní systém má být rychlý a čitelný, ne dokonale odladěný do posledního pixelu.
- Příliš velký první krok. Čím delší projekt, tím víc věcí se změní, než se vůbec nasadí.
Co cenu naopak drží dole
Nejvíc ušetří firma, která dokáže ukázat, jak práce probíhá dnes — klidně na starých souborech a e-mailech. Z toho se dá zadání sestavit rychle a přesně. Dál pomáhá jeden člověk s pravomocí rozhodovat, ochota vypustit z první verze všechno, co nehoří, a nasazení po částech, kde se každá část hned používá.
Modely spolupráce a co který znamená
Stejná práce se dá ocenit třemi způsoby a každý přesouvá riziko jinam. Není mezi nimi lepší a horší, jen vhodnější pro danou fázi.
Pevná cena za jasně vymezený krok
Firma dopředu ví, kolik zaplatí, a riziko odhadu nese dodavatel. Podmínkou je vymezený rozsah — bez něj se pevná cena buď nafoukne o rezervu, nebo skončí sporem o to, co v ní bylo. Pro první krok je to podle mě nejrozumnější varianta.
Čas a materiál
Platí se odvedená práce. Dává smysl u průzkumu, u prací s nejasným koncem a u dlouhodobého rozvoje, kde se priority mění každý měsíc. Vyžaduje ale důvěru a pravidelný přehled o tom, co se udělalo — jinak se z toho stane otevřený účet.
Paušál na rozvoj a provoz
Po nasazení bývá potřeba někdo, kdo drobné úpravy dělá průběžně a hlídá provoz. Paušál je levnější než objednávat každou maličkost zvlášť a hlavně rychlejší — nečeká se na nabídku kvůli půldenní úpravě.
Co má nabídka obsahovat
Než porovnáte dvě ceny, ověřte, že porovnáváte totéž. V nabídce má být:
- co konkrétně bude hotové a co výslovně ne,
- na čem to poběží a kdo to provozuje,
- co se stane s daty a komu patří kód,
- jak se řeší chyby po nasazení a do kdy,
- co stojí běžné úpravy později,
- co potřebujete dodat vy, aby se stihl termín.
Poslední bod se vynechává nejčastěji a bývá nejčastější příčinou skluzu. Vývoj nestojí na dodavateli sám o sobě — stojí na tom, jestli má firma čas odpovídat na otázky.
Kolik stojí provoz
Vývojem to nekončí. K běžnému internímu systému patří server nebo cloudová služba, zálohy, doména a certifikáty, bezpečnostní aktualizace knihoven a čas na drobné úpravy. U malých systémů jde o částky v řádu stokorun až nižších tisíců měsíčně, u větších to roste s provozem a počtem uživatelů.
Podstatnější než samotná částka je, aby byla v nabídce pojmenovaná. Systém, který rok nikdo neaktualizoval, je bezpečnostní riziko — a řešit ho zpětně stojí víc než pravidelná údržba.
Jak poznat podezřele levnou nabídku
Nízká cena sama o sobě není varování. Varování jsou tyhle věci:
- Nabídka přišla bez jediné otázky na váš proces.
- Chybí v ní, co se stane po nasazení a kdo to provozuje.
- Není jasné, komu patří kód a data.
- Termín je kratší, než by trvalo jen pochopení zadání.
U takové nabídky se rozdíl doplatí později — v úpravách, v provozu, nebo v tom, že se projekt nedotáhne.
Jak to dělám já
Po krátkém hovoru navrhnu první rozumný krok a cenu za něj předem, ne hodinovou sazbu s otevřeným koncem. Když z hovoru vyjde, že se vývoj nevyplatí, řeknu to — je to levnější pro obě strany než projekt, který se nevrátí.
Víc o tom, jak vypadá spolupráce, je na stránce vývoj softwaru na míru. Pokud chcete rovnou probrat konkrétní situaci, ozvěte se — na cenu prvního kroku vám odpovím po jednom hovoru.